10 tips voor succesvolle samenwerking

Samenwerken is hot! Veel bedrijven, instellingen en initiatieven zijn zich ervan bewust dat beter en vanuit strategisch perspectief samenwerken de sleutel is tot positieve impact en vooruitgang. Op diverse manieren en in diverse vormen zie je organisaties daarom met externe samenwerking bezig zijn: van strategisch tot operationeel, voor duurzame doelen tot innovatie, met grote en kleinere bedrijven en instellingen. Extern samenwerken wordt een steeds ingrijpender onderdeel van de organisatie, al was het maar dat dat organisaties steeds vaker deel uit maken van verschillende samenwerkingen.

Maar hoe maak je zo’n samenwerking nou succesvol? Hoe zorg je dat jullie partnership, alliantie, coalitie, community of hoe je jullie samenwerkingsvorm ook noemt, hun doel realiseert? Alhoewel geen enkele samenwerking hetzelfde is, zijn er een aantal zaken die bij elke samenwerking een rol spelen.

 

1. Begin bij je eigen organisatie strategie

Waarom wil je eigenlijk een samenwerking aangaan? Zeker voor organisaties, die vaker voor een samenwerking gevraagd worden, zoals goede doelen, is het belangrijk je eigen missie voor ogen te houden. Zorg er daarom voor dat er intern een duidelijk beeld is van de organisatiestrategie, wat je met een samenwerking voor ogen hebt en hoe deze aansluit bij de strategie en doelstellingen van de organisatie. Hiermee voorkom je dat samenwerking een doel op zich wordt.

 

2. Kies een partner waar ‘t mee klikt

Klinkt als een open deur, maar een goede verkenningsfase komt de latere samenwerking en de duurzaamheid van de relatie ten goede. Kijk daarom verder dan de middelen of inhoudelijke expertise die een potentiele partner heeft. Praktijkervaring geeft aan dat je vooral moet kijken of er een ‘klik’ is tussen jouw organisatie en de potentiele partner. Met een match op visie, cultuur en mindset is het op de langere termijn beter samenwerken. En is de kans op een duurzame samenwerking groter. Dus een organisatie die al jaren je leverancier of afnemer is, hoeft helemaal niet de juiste partner te zijn voor een strategische samenwerking. Let er in gesprekken eens op of een potentiele partner oprecht geïnteresseerd is in jouw organisatie en je hebt een kansrijke kandidaat.

 

3. Start met niet te veel partners tegelijkertijd

Afhankelijk van of jouw organisatie eerdere ervaring heeft met een externe samenwerking, kun je met meerdere partners starten. Tocht blijft het handig niet met teveel partijen tegelijk van start te gaan. Zo voorkom je dat je al bij het begin strandt in oeverloze afstemmingsgesprekken of dat verschil in prioriteit de opstart vertraagt en energie wegtrekt. Beter is het om met één of enkele partijen te starten om de snelheid erin te houden tot er de eerste kleine successen behaald zijn en daarna op te schalen.

 

4. Visualiseer een duidelijk gezamenlijk doel

Voor een vliegende start van jullie samenwerking is een inspirerende missie, ambitie of doel van levensbelang. Bij voorkeur gevisualiseerd en omgeven met een verhaal (storytelling) geeft het niet alleen richting en energie, maar stimuleert het ook de motivatie van direct betrokkenen en geeft het ruimte voor creativiteit binnen de kaders. Ook biedt het rust en zekerheid bij het bestuur of de directie die meer op afstand komen te staan op het moment dat jullie samenwerking verder in de uitvoeringsfase komt. Het helpt tevens om het gezamenlijke doel voor ogen te houden wanneer je, als je eenmaal een tijdje op weg bent, gegrepen bent door de dagelijkse dynamiek en hectiek.  Zeker bij complexe samenwerkingen die vaak een langere termijn kennen, kan het oorspronkelijke doel aan verbeeldingskracht inboeten of aan verandering onderhevig zijn.

 

5. Leer elkaar echt kennen

Een relatie tussen mensen is er niet zomaar. Het kost tijd en energie om samen iets op te bouwen. Dus net als dat teambuilding belangrijk is binnen de muren van je organisatie, is het ontwikkelen van jullie samenwerkingsrelatie des te meer van belang zodra je die muren te buiten gaat. Investeer daarom in één of meerdere gemeenschappelijke sessies om elkaar beter te leren kennen. Sleutelfiguren vanuit beide organisaties moeten elkaar leren kennen, zoals ze dat met interne collega’s ook hebben gedaan. Factoren als gevoel van gelijkwaardigheid, vertrouwen, inzicht in elkaars werk- en denkwijze en belangen zijn bepalend voor het slagen van jullie samenwerking. Daarnaast moeten ook de interne collega’s van de samenwerkingspartners een goed gevoel over de andere partij ontwikkelen. Op hen wordt namelijk ook een beroep gedaan om het samenwerkingsdoel te bereiken.

 

6. Leg afspraken op een goed moment vast

Bij elke samenwerking tussen organisaties is het belangrijk dat bepaalde afspraken duidelijk vast komen te liggen. Je gaat immers voor langere termijn een verbintenis aan. Niet alleen afspraken over de inbreng van middelen door de partners, de verdeling van opbrengsten en de handelwijze bij veranderingen zijn van belang. Ook verwachtingen over en weer, over bijvoorbeeld werk- en communicatiewijze en de wijze waarop met onduidelijkheden en conflicten in de samenwerking omgegaan wordt zijn van belang. Niet elk detail hoeft te worden vastgelegd, maar het moet voor iedereen wel voldoende duidelijk wat globaal de verwachtingen zijn. Net als in het aangaan van privérelaties, is het goed elkaar eerst goed te leren kennen en ontdekken waar je met elkaar naar toe wilt, voordat je zaken op papier zet. Pas wanneer je beiden voldoende vertrouwen hebben in een gezamenlijke toekomst, heeft het zin om de zakelijke kant te regelen. Eerst daten dus, dan de huwelijkse voorwaarden …

 

7. Realiseer een pilot of prototype

Nieuwe relaties zijn spannend. Gaat dit wel lukken? Daarom zijn samenwerkingsverbanden die met een meerjarenprogramma starten zelden succesvol. Begin klein, experimenteer door verschillende invalshoeken te proberen en leer er samen van. Werk samen aan verschillende prototypes of pilots die uiteindelijk bijdragen aan jullie missie of ambitie. Besteed aandacht aan het vieren van kleine successen. Door klein te beginnen houd je energie in jullie samenwerking en voed je telkens het onderlinge vertrouwen. Niet alleen is dit uiteindelijk goed voor het eindresultaat, maar ook voor de ontwikkeling van jullie relatie.

 

8. Blijf kampvuurgesprekken houden

Met het werken aan een gezamenlijk resultaat ben je vaak bezig met instrumentele zaken; de planning, vooruitgang en budget in PowerPoints en Excels. Vergeet niet dat dit slechts een kant is van het avontuur dat jullie zijn aangegaan.  Wanneer je in een privérelatie ook alleen bezig zou zijn met hoeveel geld er is uitgegeven, hoeveel verdiend en wat de volgende klus is, is deze geen lang leven beschoren. Zo ook niet met samenwerkingen tussen organisaties. Ook al denken we dat het zakelijk anders gaat, dat we ons volgens de functies, processen en protocollen gedragen, we handelen toch naar relaties. Geef jullie samenwerking dan ook aandacht, houdt de dialoog open en organiseer regelmatig ‘kampvuurgesprekken’, die de cultuur van jullie samenwerking ontwikkelt en bestendig maakt.

 

9. Ontwikkel je leiderschapsvaardigheden

Meestal vertegenwoordigen kundige managers en professionals hun organisatie in samenwerkingsprojecten. Een samenwerking ingaan op basis van inhoudelijke kennis en expertise is echter vaak niet voldoende om deze tot een succes te brengen. Voor een duurzame samenwerking is het noodzakelijk dat je je persoonlijke leiderschapsvaardigheden ontwikkelt, inzicht krijgt in de dynamiek die zich binnen jullie samenwerking afspeelt en je eigen rol hierin ontdekt. Mochten er in de loop der tijd dan lastige situaties voordoen, kun je succesvol interveniëren.

 

10. Vraag hulp voor reflectie

Een strategische samenwerking is geen snelle, makkelijke manier om als organisatie vooruit te komen. Het kost tijd en energie om een goede samenwerkingsrelatie op te bouwen. Elke samenwerking kent hierbij zijn eigen dynamiek en uitdagingen. En elk individu binnen een samenwerking heeft hierbij zijn eigen krachten en valkuilen.

Daarom kan het een goed idee zijn om een onafhankelijke partij erbij te halen om te reflecteren op jullie samenwerking: Wat gebeurt er binnen onze samenwerking? Waarom schuurt het soms? Welke patronen zijn er zichtbaar? Ook kun je jouw individuele rol hierin bekijken en ontwikkelen: wat kan ik doen zodat onze samenwerking effectiever wordt?

Connect4Value kan je hierbij helpen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek.